🎯 Objetivo
Padronizar a identificação e o tratamento de Ordens Firmes recebidas por e-mail, garantindo:
- Clareza no momento do fechamento do risco;
- Segurança documental para emissão;
- Padronização operacional;
- Redução de erros na etapa de emissão.
📩 1. Como Identificar uma Ordem Firme
A Ordem Firme normalmente chega por e-mail do corretor, informando o fechamento da proposta.
Ela pode aparecer com diferentes nomenclaturas no assunto ou no corpo do e-mail, como:
- Ordem Firme
- Fechamento
- Ordem
- Pedido de Emissão
- Emissão
- Firme
⚠️ Importante:
Mesmo que o termo “Ordem Firme” não esteja explicitamente informado, o e-mail pode representar o aceite da proposta.
📄 2. Regra Operacional – Ordem Firme e Avaliação do Subscritor
A confirmação (OK) do corretor é suficiente para que a solicitação seja considerada uma Ordem Firme.
📌 Regra de atuação da Central
Sempre que houver o aceite do corretor:
✅ Considerar como Ordem Firme.
✅ Movimentar o negócio para a etapa Ordem Firme.
A partir desse momento, a responsabilidade pela análise passa a ser do Subscritor.
O que será avaliado pelo Subscritor?
O Subscritor será responsável por analisar:
- Necessidade de documentação complementar;
- Possibilidade de concessão de cobertura provisória;
- Viabilidade técnica do risco;
- Documentos necessários para emissão.
📌 Essa decisão não é da Central.
📑 3. Quando a Documentação de Emissão ainda não estiver Disponível
A ausência da documentação necessária para emissão não impede a movimentação do negócio para a etapa Ordem Firme.
Nesses casos:
➡️ O Subscritor realizará a análise.
➡️ Caso seja necessário aguardar documentação complementar, o negócio permanecerá ou será movimentado para a etapa Fechado – Aguardando Documentação.
➡️ A necessidade de documentação complementar será definida pelo Subscritor, e não pela Central.
🔄 4. Novo Pedido de Emissão após "Fechado – Aguardando Documentação"
Caso o negócio esteja na etapa Fechado – Aguardando Documentação, independentemente de já ter passado ou não anteriormente pela etapa Ordem Firme, e a Central receba novamente um pedido de emissão, o próprio pedido de emissão recebido será suficiente para considerar a solicitação como Ordem Firme.
📌 Regra
Ao receber novamente o pedido de emissão:
✅ Movimentar o negócio para a etapa Ordem Firme, independentemente de ainda existir algum documento pendente.
⚠️ Não cabe à Central impedir a movimentação para Ordem Firme em razão da ausência de documentos.
O pedido de emissão representa novamente o aceite do corretor e, portanto, é suficiente para a movimentação do negócio.
Após a movimentação
➡️ O Subscritor realizará uma nova análise da solicitação.
➡️ Caso identifique que ainda existem documentos necessários para emissão, o Subscritor poderá retornar o negócio para a etapa Fechado – Aguardando Documentação.
➡️ A Central deverá acompanhar a nova solicitação de documentação.
➡️ Caso a Central receba novamente uma atualização relacionada ao pedido de emissão, poderá movimentar novamente o negócio para Ordem Firme, seguindo a mesma regra.
🔁 Fluxo prático
Fechado – Aguardando Documentação
↓
📩 Novo pedido de emissão recebido
↓
Movimentar para Ordem Firme
↓
🔎 Subscritor realiza nova análise
↓
📑 Documentação ainda necessária?
↓
Sim → Fechado – Aguardando Documentação
↓
📩 Nova atualização/pedido de emissão recebido
↓
Movimentar novamente para Ordem Firme
Regra principal: Sempre que houver um novo pedido de emissão/aceite do corretor, a Central poderá movimentar o negócio para Ordem Firme, mesmo que existam documentos pendentes. A avaliação sobre a necessidade desses documentos e eventual retorno para Fechado – Aguardando Documentação é de responsabilidade do Subscritor.
🚨 5. Regra Principal
Sempre que houver o aceite (OK) do corretor, devemos considerar a solicitação como Ordem Firme, independentemente de a documentação necessária para emissão já ter sido enviada ou não.
A análise sobre:
- Documentação complementar;
- Cobertura provisória;
- Viabilidade técnica;
- Necessidade de retorno para Fechado – Aguardando Documentação;
é de responsabilidade do Subscritor.
📌 A Central não deve bloquear a movimentação para Ordem Firme pela ausência de documentação.
📌 Em caso de dúvidas durante o processo, consultar a liderança antes de finalizar a movimentação do negócio.
🏢 6. Exceção Operacional – Casos de Cosseguro sem Liderança Fairfax
Para os casos de cosseguro em que a Fairfax não seja a seguradora líder, existe uma exceção no fluxo operacional.
📌 Regra
Se o negócio já estiver na etapa Fechado, não é necessário retornar o negócio para a etapa Ordem Firme.
Quando essa regra se aplica?
- Operações em cosseguro;
- Fairfax atuando apenas como participante, e não como líder;
- Negócio já movimentado para a etapa Fechado.
Procedimento
✅ Manter o negócio na etapa em que se encontra.
🚫 Não movimentar novamente para Ordem Firme.
📌 Motivo:
Nesses casos, a passagem pela etapa Ordem Firme não é obrigatória, pois a condução principal do processo ocorre pela seguradora líder.
⚠️ Importante:
Essa exceção se aplica exclusivamente aos casos em que a Fairfax não exerce a liderança do cosseguro.
Se houver qualquer dúvida sobre a participação da Fairfax na operação, validar a informação antes de movimentar o negócio.
🏢 Caso Específico – Corretora Marsh
Para a corretora Marsh, o processo possui particularidades operacionais e prazos críticos que devem ser rigorosamente seguidos.
📧 Forma de envio
Os pedidos de emissão da Marsh:
- Sempre chegam por e-mail automático
- Origem padrão:
📌 Importante:
Esses e-mails são enviados diariamente e devem ser monitorados constantemente.
⏱️ Regra de Acesso aos Documentos
Os documentos enviados pela Marsh possuem acesso limitado.
⏳ Prazo para acesso: 48 horas
Se não forem acessados dentro do prazo:
- O sistema reenviará automaticamente o e-mail
- A Marsh continuará cobrando até que o arquivo seja acessado
⚠️ Importante:
Ao abrir o arquivo, a Marsh recebe automaticamente a confirmação de leitura.
🏷️ Tag Operacional
Para controle interno, esses casos devem conter tag específica, garantindo:
- Monitoramento do prazo de 48h
- Controle de download dos arquivos
- Rastreabilidade do processo
🔄 4️⃣ Fluxo Operacional – Emissão Marsh
1️⃣ Acesso ao Documento
Ao receber o e-mail:
➡️ Clicar em:
“Clique aqui para efetuar o download do arquivo”
2️⃣ Liberação do Arquivo
O arquivo abrirá em ambiente protegido.
➡️ Ao final da página:
- Inserir a senha solicitada
3️⃣ Recebimento da Chave
Após tentativa de acesso:
📩 Um novo e-mail será enviado com a chave de liberação para a caixa de e-mail da central
📌 Atenção:
- O número do pedido vem no assunto
- A chave correta está no corpo do e-mail (em destaque)
4️⃣ Abertura do Arquivo
➡️ Inserir a chave no campo indicado
➡️ Clicar em continuar
Após isso:
- A aba do arquivo ficará ativa (em azul)
- Basta clicar para abrir
⚠️ Ponto Crítico
📌 Ao abrir o arquivo:
- A Marsh é automaticamente notificada
- O pedido passa a ser considerado recebido pela seguradora
5️⃣ Download do Documento
Após abrir:
➡️ Baixar o arquivo
➡️ Abrir sempre o primeiro documento em PDF
📌 Geralmente será:
- Pedido de emissão
- Liderança ou cosseguro aceito
OBS: Não é responsabilidade da central o processo do item 6 ao 9, no passo a passo.
6️⃣ Preenchimento da Planilha Marsh
Preencher obrigatoriamente os seguintes campos:
- Data do pedido
- Número do pedido
- Segurado
- Ramo
- Início e fim de vigência
- Tipo do documento
- Moeda
- Produto
- Tipo (apólice ou endosso)
- Tipo específico (ex: prorrogação)
- % de participação
- Prêmio
7️⃣ Envio para Emissão
Após análise:
➡️ Responder o e-mail da Marsh
➡️ Encaminhar para:
- Central
- Simone
📌 Texto padrão:
Favor gerar protocolo de emissão.
Atenciosamente.
📎 Anexar:
- Documento baixado
📌 Importante:
- Associar o e-mail ao segurado
- Marcar como prioridade alta no sistema
8️⃣ Controle e Monitoramento
📊 Ferramentas de acompanhamento:
- B.I
- Relatório 417
- Forecast semanal (reunião de sexta)
Esses controles mostram:
- Pendências de emissão
- Prazos
- Status dos pedidos
9️⃣ Finalização
Após a emissão:
➡️ Atualizar a planilha
➡️ Alterar status para:
✅ Emitido
1️⃣0️⃣ Identificar o pedido no e-mail
1️⃣ ➡️ Localizar o número do pedido no assunto
📌 Exemplo:
PARTICIPAÇÃO EM COSSEGURO:
PEDIDO DE ENDOSSO: 55689301
SEGURADO: ANGLO AMERICAN...
2️⃣ Atualizar o negócio no Hub
Preencher obrigatoriamente:
- Número do pedido (campo Número do pedido de emissão)
3️⃣ Mover o negócio para Ordem Firme
➡️ Garantindo:
- Geração de protocolo
- Atendimento à legislação
- Registro formal da aceitação
⚠️ Pontos Críticos do Processo
- ⏳ Acessar o documento em até 48h
- 📩 Monitorar e-mails diariamente
- 📎 Sempre anexar o documento no envio
- 🚨 Marcar como prioridade alta
- 📊 Atualizar a planilha corretamente
🚨 Importância do Processo (Reforço)
Este processo é crítico para a operação, pois:
- Garante cumprimento de prazos da Marsh
- Evita cobranças recorrentes
- Impacta diretamente no faturamento da companhia
- Está ligado a compromissos operacionais e regulatórios