🎯 Objetivo
Padronizar a identificação e o tratamento de Ordens Firmes recebidas por e-mail, garantindo:
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Clareza no momento do fechamento do risco
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Segurança documental para emissão
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Padronização operacional
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Redução de erros na etapa de emissão
📩 1️⃣ Como Identificar uma Ordem Firme
A ordem firme normalmente chega por e-mail do corretor informando o fechamento da proposta.
Ela pode aparecer com diferentes nomenclaturas no assunto ou no corpo do e-mail, como:
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Ordem Firme
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Fechamento
-
Ordem
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Pedido de Emissão
-
Emissão
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Firme
⚠️ Importante:
Mesmo que o termo “ordem firme” não esteja explícito, o e-mail pode representar o aceite da proposta.
📄 2️⃣ Regras Documentais
🟩 Casos com Participação 100% Fairfax
Quando a Fairfax for 100% da participação do risco, é obrigatório possuir documentação formal.
Deve existir pelo menos um dos documentos abaixo:
✔️ Pedido de emissão assinado pelo corretor ou segurado
ou
✔️ Questionário assinado pelo corretor ou segurado
Sem essa formalização não devemos seguir para emissão.
🟨 Casos de Cosseguro
Quando a Fairfax estiver participando em cosseguro, a regra é diferente.
➡️ Não é obrigatório documento assinado.
Basta possuir:
✔️ E-mail do corretor confirmando o aceite da proposta
✔️ Informação clara de acordo com as condições cotadas
🏢 3️⃣ Caso Específico – Corretora Marsh
Para a corretora Marsh, o processo possui particularidades operacionais e prazos críticos que devem ser rigorosamente seguidos.
📧 Forma de envio
Os pedidos de emissão da Marsh:
- Sempre chegam por e-mail automático
- Origem padrão:
📌 Importante:
Esses e-mails são enviados diariamente e devem ser monitorados constantemente.
⏱️ Regra de Acesso aos Documentos
Os documentos enviados pela Marsh possuem acesso limitado.
⏳ Prazo para acesso: 48 horas
Se não forem acessados dentro do prazo:
- O sistema reenviará automaticamente o e-mail
- A Marsh continuará cobrando até que o arquivo seja acessado
⚠️ Importante:
Ao abrir o arquivo, a Marsh recebe automaticamente a confirmação de leitura.
🏷️ Tag Operacional
Para controle interno, esses casos devem conter tag específica, garantindo:
- Monitoramento do prazo de 48h
- Controle de download dos arquivos
- Rastreabilidade do processo
🔄 4️⃣ Fluxo Operacional – Emissão Marsh
1️⃣ Acesso ao Documento
Ao receber o e-mail:
➡️ Clicar em:
“Clique aqui para efetuar o download do arquivo”
2️⃣ Liberação do Arquivo
O arquivo abrirá em ambiente protegido.
➡️ Ao final da página:
- Inserir a senha solicitada
3️⃣ Recebimento da Chave
Após tentativa de acesso:
📩 Um novo e-mail será enviado com a chave de liberação para a caixa de e-mail da central
📌 Atenção:
- O número do pedido vem no assunto
- A chave correta está no corpo do e-mail (em destaque)
4️⃣ Abertura do Arquivo
➡️ Inserir a chave no campo indicado
➡️ Clicar em continuar
Após isso:
- A aba do arquivo ficará ativa (em azul)
- Basta clicar para abrir
⚠️ Ponto Crítico
📌 Ao abrir o arquivo:
- A Marsh é automaticamente notificada
- O pedido passa a ser considerado recebido pela seguradora
5️⃣ Download do Documento
Após abrir:
➡️ Baixar o arquivo
➡️ Abrir sempre o primeiro documento em PDF
📌 Geralmente será:
- Pedido de emissão
- Liderança ou cosseguro aceito
OBS: Não é responsabilidade da central o processo do item 6 ao 9, no passo a passo.
6️⃣ Preenchimento da Planilha Marsh
Preencher obrigatoriamente os seguintes campos:
- Data do pedido
- Número do pedido
- Segurado
- Ramo
- Início e fim de vigência
- Tipo do documento
- Moeda
- Produto
- Tipo (apólice ou endosso)
- Tipo específico (ex: prorrogação)
- % de participação
- Prêmio
7️⃣ Envio para Emissão
Após análise:
➡️ Responder o e-mail da Marsh
➡️ Encaminhar para:
- Central
- Simone
📌 Texto padrão:
Favor gerar protocolo de emissão.
Atenciosamente.
📎 Anexar:
- Documento baixado
📌 Importante:
- Associar o e-mail ao segurado
- Marcar como prioridade alta no sistema
8️⃣ Controle e Monitoramento
📊 Ferramentas de acompanhamento:
- B.I
- Relatório 417
- Forecast semanal (reunião de sexta)
Esses controles mostram:
- Pendências de emissão
- Prazos
- Status dos pedidos
9️⃣ Finalização
Após a emissão:
➡️ Atualizar a planilha
➡️ Alterar status para:
✅ Emitido
1️⃣0️⃣ Identificar o pedido no e-mail
1️⃣ ➡️ Localizar o número do pedido no assunto
📌 Exemplo:
PARTICIPAÇÃO EM COSSEGURO:
PEDIDO DE ENDOSSO: 55689301
SEGURADO: ANGLO AMERICAN...
2️⃣ Atualizar o negócio no Hub
Preencher obrigatoriamente:
- Número do pedido (campo Número do pedido de emissão)
3️⃣ Mover o negócio para Ordem Firme
➡️ Garantindo:
- Geração de protocolo
- Atendimento à legislação
- Registro formal da aceitação
⚠️ Pontos Críticos do Processo
- ⏳ Acessar o documento em até 48h
- 📩 Monitorar e-mails diariamente
- 📎 Sempre anexar o documento no envio
- 🚨 Marcar como prioridade alta
- 📊 Atualizar a planilha corretamente
🚨 Importância do Processo (Reforço)
Este processo é crítico para a operação, pois:
- Garante cumprimento de prazos da Marsh
- Evita cobranças recorrentes
- Impacta diretamente no faturamento da companhia
- Está ligado a compromissos operacionais e regulatórios