A utilização da ferramenta equipes no Microsoft Teams permite reunir pessoas, conteúdos, ideias e materiais em um único ambiente corporativo digital, facilitando o acesso e a gestão das informações. As equipes foram criadas para garantir controle, transparência e agilidade em todas as etapas dos processos realizados pela Central de Negócios. Desse modo, a existência de equipes organizadas e integradas à outras áreas da companhia favorecem o alinhamento contínuo, o atendimento eficiente das demandas e a comunicação para o bom funcionamento da Central de Negócios.
GRUPOS DO TIME INTERNO
Para orientação da equipe interna da Central de Negócios, existem as seguintes equipes:
Time Interno FF – Central de Negócios: Principal espaço de trabalho que possui apenas os colaboradores internos da Central de Negócios, sendo assim apenas a parte da equipe que integra a FF Seguros.
Time Gestão: Canal que reúne colaboradores da Central de Negócios e os gestores da Innleaders. Esta equipe do Teams é utilizada para esclarecer dúvidas e realizar alinhamentos importantes.
Gestão Tech – Central de Negócios: Espaço que conecta a equipe de tecnologia com a equipe da Central de Negócios, a fim de reportar erros e solicitar suporte para problemas no sistema Hubspot.
Mapeamento – Cotações: Principal ferramenta para auxiliar os analistas da Innleaders em suas atividades cotidianas do Hubspot, essencialmente para dúvidas de cotações e apólices.
GRUPOS DE INTEGRAÇÃO
Para integração entre a Central de Negócios e os ramos da companhia, existem as equipes direcionadas para as tratativas e demandas que envolvem as outras áreas e a Central de Negócios. São elas, as equipes:
- Agro + Central de Negócios
- Cargo + Central de Negócios
- Comercial + Central de Negócios
- Comercial Canal Digital + Central de Negócios
- Digital + Central de Negócios
- Emissão + Central de Negócios
- Garantia Tradicional + Central de Negócios
- Global & Cativas + Central de Negócios
- HUBSPOT – JUDICIAL
- LIABILITY + Central de Negócios
- Middle + Central de Negócios
- Surety + Central de Negócios
- Central de Negócios + Vida
Os grupos de integração proporcionam a comunicação com outras equipes, sendo possível identificar cada necessidade de acordo com as atividades realizadas por cada área.
COMO UTILIZAR OS GRUPOS?
Solicitações - Exemplo:
Ao receber um caso em uma equipe do time interno da Central de Negócios, é necessário reescrever a demanda de maneira detalhada com as informações encaminhadas e direcionar para a equipe responsável pelo caso, como observado na seguinte demonstração.
Na demonstração acima, foi encaminhado um caso por um colaborador da Innleaders na equipe “Mapeamento – Cotações”, que reúne apenas o time interno da Central de Negócios e os analistas da Innleaders. Sendo assim, deve ser direcionado para a equipe de Garantia Tradicional, mencionado na solicitação. É necessário reescrever a solicitação/dúvida para redirecionar para a equipe responsável em sua respectiva equipe no Teams.
A mensagem acima foi reorganizada e as informações específicas do caso foram anexadas, para enviar no grupo de integração “Garantia Tradicional + Central de Negócios”. Após enviar a mensagem, é preciso acompanhar o desenvolvimento da solicitação no grupo em que foi enviado. Quando houver o retorno, a resposta da solicitação deve ser enviada a quem realizou o encaminhamento inicial, ou seja, nesse caso é necessário retornar ao time da Innleaders.
Conforme demonstração, as solicitações devem ser realizadas da mesma maneira, direcionando sua especificidade conforme a solicitação.
Resumo do Processo:
→ Recebimento da solicitação →
→ Reescrita da solicitação →
→ Análise e direcionamento para equipe responsável →
→ Encaminhar solicitação reescrita para grupo responsável no Teams, incluindo todas as informações necessárias →
→ Monitorar o andamento da demanda →
→ Retorno ao solicitante quando houver resposta.
Quando é necessário abrir Ticket – Exemplo:
Os casos acima foram encaminhados em grupos de integração e possuem solicitações de abertura de Ticket. Dessa forma, os números dos Tickets estão representados pelas letras XXXXXX e YYYYYY. Como na imagem, a solicitação é enviada com as informações necessárias e quais as necessidades das demandas.
Na primeira solicitação, é pedido a alteração para a fase de “Repique”. Já na segunda, solicita-se a alteração para a fase de “Ordem Firme”. Após receber a solicitação, é preciso abrir os tickets de acordo com suas solicitações, ambas classificadas como solicitações de “Correção”.
A abertura do Ticket terá a descrição de acordo com a solicitação. Para mais informações sobre a abertura de tickets, explore o documento “Tickets – Central de Negócios”.
Responder a dúvidas – Exemplo:
Nos grupos de integração, é frequente a presença de dúvidas direcionadas ao time da Central de Negócios. Torna-se necessário atender e esclarecer os questionamentos, fornecendo suporte para resolução de eventuais problemas. Como observado no exemplo, houve uma instabilidade no sistema Hubspot e assim, surgem os questionamentos sobre o funcionamento da plataforma. Assim, a resposta em seguida, do colaborador da Central de Negócios, busca fornecer suporte e resolver o problema.
Demanda encaminhada pelo Comercial – Exemplo:
Assim como no último exemplo, podemos citar o atendimento a equipe Comercial, feita pelo grupo de integração “Comercial + Central de Negócios”.
Na mensagem acima, foi encaminhada a situação de instabilidade do sistema Hubspot. Nesse cenário, torna-se necessário alinhar com o time da Central de Negócios e desenvolver um comunicado explicando a situação, para encaminhar aos grupos de integração, mesmo que a solicitação tenha sido encaminhada pelo Comercial, pois trata-se de um contexto geral.
CONCLUSÃO
- As equipes no Teams contribuem para uma comunicação clara e para a transmissão de informações de maneira objetiva e efetiva, buscando atender necessidades e resolver solicitações.
- Utilizar as equipes internas para demandas, dúvidas e solicitações que envolvam apenas a Central de Negócios.
- Utilizar as equipes de integração para demandas, dúvidas, solicitações que envolvam outras áreas e a Central de Negócios.
- Para solicitações é necessário realizar o processo padrão, conforme especificidades de cada solicitação.
- É preciso identificar cada solicitação de abertura de Ticket nas equipes de integração, para realizá-la da maneira correta.
- É importante esclarecer dúvidas, dar suporte a solicitações e questionamentos de outras equipes relacionadas a demandas da Central de Negócios.