Orientar o envio manual de um protocolo de Ordem Firme pelo Outlook, garantindo que as informações do protocolo sejam conferidas e que o modelo de e-mail correto seja utilizado antes do disparo.
2. Antes de iniciar
Antes de realizar o envio, certifique-se de que possui as informações necessárias do protocolo.
Verifique:
- Número do protocolo de atendimento;
- Número da proposta, quando aplicável;
- Nome do segurado;
- Risco;
- Tomador, quando aplicável ao produto;
- Destinatário do e-mail;
- Modelo de Ordem Firme que deverá ser utilizado.
Atenção ‼️
Existem atualmente dois modelos de e-mail utilizados para Ordem Firme:
PADRÃO – ORDEM FIRME
Utilizado com os campos:
- Segurado;
- Risco.
FINANCIAL LINES – ORDEM FIRME
Utilizado com os campos:
- Segurado;
- Risco;
- Tomador.
Antes do envio, confirme qual modelo corresponde ao protocolo.
3. Acessar o Outlook
- Acesse o Outlook utilizado pela operação.
- Certifique-se de estar utilizando a conta/e-mail correto para o envio.
- Clique em Novo e-mail.
4. Preencher o destinatário
No campo Para, informe o endereço de e-mail do destinatário responsável pelo recebimento da Ordem Firme.
Antes de enviar, confira:
- Se o endereço está correto;
- Se o destinatário corresponde ao protocolo;
- verificar contato para envio é o do corretor correspondente a ordem firme;
- Se não existe outro destinatário que precise ser incluído.
Atenção
Não adicionar destinatários por padrão sem verificar a necessidade para aquele protocolo.
5. Preencher o assunto
Utilize o padrão definido pela Central para os assuntos de Ordem Firme:
-> Pedido de ordem firme recebido!
6. Inserir o modelo de Ordem Firme
Após preencher o destinatário e o assunto, insira no corpo do e-mail o modelo correspondente.
Utilize o modelo padrão de Ordem Firme e preencha o campo “Tomador” somente quando essa informação for aplicável à demanda.
Modelo PADRÃO – ORDEM FIRME:
Confirmamos o recebimento da ordem firme referente ao protocolo de atendimento número [ID do Ticket] e proposta [ID do Registro] em BRT.
Segurado: [NOME DO SEGURADO]
Risco: [RAMO]
Tomador: [NOME DO TOMADOR – preencher quando aplicável]
As condições apresentadas nesta Proposta de Seguro podem mudar até a data de início da cobertura, caso sejam encontradas divergências nos dados sobre o risco ou no histórico de sinistros, seja por verificação da Fairfax ou informações prestadas e não significa que o seguro foi contratado nem que a Fairfax Brasil Seguros Corporativos S.A. (Fairfax) aceitou o risco ou assumiu qualquer responsabilidade.
A aceitação desta Proposta de Seguro depende da análise do risco, e a Fairfax terá até 25 (vinte e cinco) dias corridos, a partir do recebimento, para realizar essa avaliação.
Durante o período de aceitação desta proposta de seguro, a Fairfax:
- Terá o direito de realizar inspeções e verificações que julgar necessárias – o potencial segurado deverá colaborar e fornecer o suporte para a realização dessas avaliações;
- poderá solicitar documentos ou informações adicionais, caso sejam necessários para avaliar o risco ou definir o valor final do prêmio. Neste caso, a contagem do prazo será pausada e retomada apenas quando todas as exigências forem totalmente atendidas pelo potencial segurado.
Caso o risco descrito nesta Proposta de Seguro seja compartilhado em diferentes seguradoras por meio de cosseguro, fica estabelecido que:
- Cada seguradora assume, de forma direta e individual, a parte do risco que lhe couber, até o limite máximo de sua participação, não havendo solidariedade entre elas;
- a Fairfax será designada a “Seguradora Líder”, responsável por coordenar todas as etapas do seguro. Por isso, o potencial segurado se compromete a enviar exclusivamente à Fairfax todas as comunicações relacionadas com este seguro. Caso não cumpra essa obrigação, a responsabilidade será somente dele;
- as Condições Contratuais acordadas para este seguro se aplicam igualmente a todas as Seguradoras participantes.
- De acordo com a Resolução CNSP 382, de 2020, é de responsabilidade do intermediário fornecer todas as informações sobre este seguro, incluindo sua remuneração pela intermediação do seguro.
- Solicitações enviadas à Fairfax serão analisadas em dias úteis, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), das 8h30 às 17h30, exceto feriados. Apenas as respostas expressas por escrito terão validade.
- O potencial segurado poderá consultar a situação cadastral do corretor de seguros e da Seguradora no sítio eletrônico da SUSEP.
- As Condições Contratuais deste plano de seguro estão registradas na SUSEP e poderão ser consultadas no site da SUSEP, utilizando o número do processo informado na cotação/proposta de seguro. Essas Condições Contratuais também poderão ser consultadas no site da Fairfax.
- Para atendimento ao consumidor, a SUSEP disponibiliza o telefone 0800 021 8484, de segunda a sexta-feira (exceto feriados), das 9h30 às 17h.
7. Conferir as informações antes do envio
Antes de clicar em Enviar, realize uma conferência completa.
Protocolo
- O número do protocolo está correto?
- A proposta está correta?
Dados do risco
- O segurado está correto?
- O risco está correto?
- O tomador está correto, quando aplicável?
Destinatários
- O destinatário está correto?
Modelo
- O modelo utilizado corresponde ao produto?
- O texto padrão foi mantido?
- Os campos obrigatórios foram preenchidos?
Assunto
- Não existe informação de outro protocolo ou segurado?
8. Conferir o texto padrão
O texto padrão da Ordem Firme contém informações e orientações institucionais que devem ser preservadas.
Não alterar ou excluir o conteúdo padrão do modelo sem orientação da área responsável.
A alteração deve ocorrer somente nos campos destinados às informações específicas do protocolo.
9. Realizar o envio
Após finalizar todas as conferências:
- Clique em Enviar.
- Aguarde o envio da mensagem.
- Verifique, quando necessário, se o e-mail foi encaminhado corretamente.
10. Conferência após o envio
Após o envio, confirme que a mensagem foi efetivamente encaminhada.
Quando o procedimento operacional exigir registro do envio, mantenha a evidência correspondente no protocolo.
11. Principais pontos de atenção
⚠️ 1. Utilizar o modelo correto
Não utilizar o modelo de Financial Lines em demandas que não correspondam a esse fluxo.
⚠️ 2. Conferir os dados antes do envio
O envio manual exige atenção especial ao protocolo, proposta, segurado, risco e tomador.
⚠️ 3. Não alterar o texto padrão
O conteúdo institucional do modelo deve ser preservado.
⚠️ 4. Conferir os destinatários
Um dos principais pontos de validação antes do envio é garantir que o e-mail seja encaminhado aos destinatários corretos.
⚠️ 5. Não copiar informações de outro protocolo
Ao preencher o modelo, confira os dados diretamente no protocolo que está sendo tratado.
12. Fluxo resumido
Protocolo recebido
↓
Conferir informações do protocolo
↓
Identificar o modelo correto
↓
Abrir Outlook
↓
Novo e-mail
↓
Preencher destinatário / Cc
↓
Preencher assunto
↓
Inserir modelo de Ordem Firme
↓
Preencher informações do protocolo
↓
Conferência completa
↓
Enviar
↓
Confirmar envio / registrar evidência, quando aplicável
13. Checklist para o envio
| Item | Conferido |
|---|---|
| Número do protocolo | ☐ |
| Número da proposta, quando aplicável | ☐ |
| Segurado | ☐ |
| Risco | ☐ |
| Tomador, quando aplicável | ☐ |
| Destinatário | ☐ |
| Cc, quando aplicável | ☐ |
| Assunto | ☐ |
| Modelo correto | ☐ |
| Texto padrão preservado | ☐ |
| Informações preenchidas corretamente | ☐ |
| Conferência final realizada | ☐ |
| E-mail enviado | ☐ |
| Evidência do envio registrada, quando aplicável | ☐ |