O Painel de Produtividade da Central de Negócios foi desenvolvido para monitorar a produtividade dos negócios, considerando as especificidades de cada ramo, por meio da análise dos principais indicadores de desempenho, possibilitando o acompanhamento da execução das atividades, comparação de resultados e identificação de oportunidades de melhoria.
O objetivo do painel é:
- Acompanhar os principais indicadores de desempenho.
- Apoiar o monitoramento da execução das atividades.
- Possibilitar a comparação de resultados entre períodos, equipes ou ramos.
- Identificar oportunidades de melhoria nos processos e na produtividade.
- Fornecer informações que apoiem a análise de desempenho.
- Padronização da operação.
- Acessar o Painel de Produtividade.
- Analisar os indicadores de acordo com a necessidade de aprofundar a avaliação de um aspecto específico.
- Analisar os indicadores e comparar os resultados com períodos anteriores ou metas estabelecidas.
- Identificar desvios ou oportunidades de melhoria.
- Registrar e acompanhar as ações necessárias.
2. Escopo
Este procedimento aplica-se a todos os analistas da Central de Negócios responsáveis pelo monitoramento, análise e tratativa dos negócios cadastrados no HubSpot. Abrange as atividades relacionadas ao acompanhamento do fluxo dos negócios, identificação de pendências, atualização de informações, validação de dados e execução das tratativas necessárias para garantir o correto andamento das oportunidades registradas na plataforma.
3. Frequência de utilização
O painel deverá ser acessado para acompanhamento e monitoramento, recomenda-se a utilização do painel de acordo com a periodicidade de atualização dos dados (diária, semanal ou mensal). Dessa forma, siga as orientações específicas para realizar a validação e a tratativa adequadas. Cada indicador deve ser acompanhado semanalmente, independentemente de seu apontamento.
4. Fluxo Operacional
O fluxo operacional abaixo descreve as etapas que devem ser seguidas:
Exemplo: Gostaria de analisar a movimentação de negócios conforme os tipos de cotação, dessa forma, torna-se necessário analisar o painel “Negócios cadastrados – Tipo de cotação FF – Diário”, no qual encontrará as informações que procura analisar.
Este painel, assim como o Painel de Qualidade, auxilia para um fluxo padronizado, garantindo uma análise visual e podendo observar cada caso conforme sua especificidade por meio dos indicadores. Porém, faz-se necessário, registrar exceções aprovadas e encaminhar à liderança casos não previstos ou que necessitam orientação adicional.
5. Orientações Gerais
Para cada indicador, siga as orientações específicas para realizar a validação dos resultados e a tratativa adequada. Sempre que necessário, compare os resultados com períodos anteriores e demais referências definidas para apoiar a análise.
Para isso, é necessário verificar os seguintes itens:
- Verifique se os indicadores correspondem ao período e ao que precisa para sua análise.
- Considere a data da última atualização dos dados antes de realizar qualquer avaliação.
- Analise os indicadores em conjunto para obter uma visão mais abrangente do desempenho.
- Em caso de inconsistências, valide as informações antes de iniciar tratativas.
6. Como analisar os indicadores
Para cada indicador, consulte o modelo padrão de análise disponível e siga as orientações específicas para realizar a validação e a tratativa adequadas.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Status do Negócio e BU]
Este indicador apresenta uma visão consolidada dos negócios cadastrados e de seus respectivos ramos. Por meio dele, é possível identificar o status de cada negócio conforme o ramo de atuação, proporcionando uma visão geral do andamento das tratativas e do desempenho dos negócios.
Negócios Cadastrados - Tipo de Cotação FF – Diário
Este indicador apresenta os tipos de cotação dos negócios cadastrados diariamente e seus respectivos ramos. Neste relatório, é possível identificar a predominância de cada tipo de cotação em cada ramo, ou seja, quantos negócios cadastrados são prospecção, renovação ou endosso de cada setor.
A frequência de atualização de alguns indicadores é apresentada em seu nome. Dessa forma, este relatório deve ser analisado e revisado diariamente para acompanhar a distribuição dos tipos de cotação nos novos negócios cadastrados, permitindo monitorar sua evolução e identificar possíveis variações no perfil das cotações.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Status do Negócio] [Valores]
Este indicador apresenta a quantidade e os valores dos negócios cadastrados, agrupados de acordo com a etapa em que se encontram. Por meio desse relatório, é possível visualizar a distribuição dos negócios por etapa, identificando a predominância de cada uma em relação aos valores registrados e a quantidade de negócios cadastrados. Dessa forma, obtém-se uma visão geral dos negócios que estão, por exemplo, aguardando documentação, em negociação, ganhos, perdidos ou recusados.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Status do Negócio]
Este indicador apresenta apenas a quantidade dos negócios cadastrados, agrupados de acordo com a status em que se encontram. Por meio desse relatório, é possível visualizar a distribuição dos negócios por status, identificando a predominância de cada uma em relação a quantidade ne negócios cadastrados. Desse modo, é possível ter uma visão geral dos negócios que estão, por exemplo em pipeline, aguardando documentação, avaliação compliance, definição de exclusividade e outros abaixo:
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Motivo da Recusa]
Este indicador apresenta os valores dos negócios cadastrados, agrupados de acordo com os respectivos motivos de recusa. Por meio deste relatório, é possível visualizar a distribuição dos negócios por motivo de recusa, identificando a predominância de cada motivo em relação aos valores registrados e à quantidade de negócios cadastrados.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos Total
Este indicador apresenta uma visão consolidada, em números, dos negócios cadastrados, suas respectivas etapas e os canais utilizados para o cadastro.
Motivos de Recusa – Mensal
Este indicador apresenta um relatório mensal sobre a quantidade de negócios cadastrados e os respectivos motivos de recusa, permitindo identificar os principais fatores de recusa e sua predominância no período analisado.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Motivo da Recusa] [Valores]
Este indicador complementa o anterior ao apresentar os motivos de recusa associados aos valores dos negócios cadastrados, permitindo analisar o impacto financeiro de cada motivo de recusa ao longo do período selecionado.
Relatório de Cadastros Central de Pedidos - [Aguardando Documentação]
Este indicador apresenta, de maneira detalhada, as informações dos negócios que apresentam pendências relacionadas à documentação necessária. Além disso, permite analisar a descrição de cada pendência identificada, facilitando o acompanhamento e a regularização dos processos, como observado abaixo:
Negócios cadastrados semanalmente
Este indicador apresenta a quantidade de negócios cadastrados semanalmente, nos períodos indicados pelas diferentes cores. Sendo assim, possível comparar o volume entre os períodos representados pelas cores no gráfico.
Aprovação diária de negócios
Este indicador apresenta a frequência de negócios aprovados para serem criados, diariamente, permitindo acompanhar a frequência das aprovações e monitorar o volume de negócios que serão criados posteriormente.
Número de Tickets Criados Diariamente [Total]
Este indicador apresenta a quantidade de tickets criados diariamente, possibilitando analisar de uma maneira geral e acompanhar a distribuição por ramo, identificando tendências e variações ao longo dos períodos analisados.
Suporte Central de Pedidos
Este indicador apresenta a quantidade de tickets criados pela Central de Negócios, contemplando as solicitações encaminhadas e realizadas pela Central e seus tipos de alterações, como reabertura, exclusão, correção ou prioridade.
Suporte Central de Pedidos – Solicitante
Este indicador permite, assim como o anterior, analisar as solicitações de abertura de tickets encaminhadas para a Central de Negócios. Neste relatório, é possível observar a frequência dessas solicitações encaminhadas por cada colaborador, e assim identificar o volume de demandas geradas por cada usuário ao longo do período apresentado.
Tickets Abertos por Pipeline
Este indicador apresenta exclusivamente os tickets abertos de alteração para a etapa de Pipeline, permitindo identificar os canais responsáveis pelas solicitações de abertura desses tickets ao longo do período analisado.
Negócios cadastrados por colaborador
Este indicador apresenta uma visão consolidada sobre a quantidade de negócios criados por cada colaborador apresentado no relatório, permitindo comparar o volume de negócios gerados no período selecionado.
Checklist Diário
☐ Todos os painéis consultados.
☐ Apontamentos tratados.
☐ Exceções registradas.
☐ Liderança comunicada quando necessário.
Vídeo Explicativo:
Painel de produtividade - Central de Negócios